Information som beskriver utförligt hur Gamla Byn AB behandlar dina personuppgifter och hur vi ser till att behandlingen av dina personuppgifter utförs på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Dataskyddsförordningen (GDPR – General Data Protection Regulation) är en EU-förordning som börjar gälla i hela EU (Europeiska Unionen) den 25 maj 2018.
Allmänt
Denna information gäller för dig som ansöker om bostad hos oss eller som bor i någon av våra bostäder, antingen som kontraktsinnehavare eller medboende. Information gäller även för dig som ansöker om att hyra lokal hos oss eller som hyr någon lokal, antingen som kontraktsinnehavare eller som kontaktperson.
Det är viktigt för oss att du känner dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi är angelägna om att skydda och respektera din integritet och eftersträvar en hög säkerhetsnivå vid all behandling av personuppgifter. Vi har därför vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder utifrån de krav som följer enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.
Personuppgiftsansvarig
Gamla Byn AB, organisationsnummer 556285-2896, är personuppgiftsansvarig för den behandling som utförs av oss eller för vår räkning. Detta innebär att vi bestämmer ändamålen med (varför) och medlen (hur) för behandlingen av personuppgifter. Om du har några frågor eller vill veta mer om vår behandling, kan du kontakta oss via följande kontaktuppgifter:
Gamla Byn AB, 774 81 Avesta
Du kan också mejla oss på E-post: gamlabyn@avesta.se
För vilka ändamål behandlar vi dina personuppgifter?
Vid ansökan om bostad eller byte av bostad, gör vi en samlad bedömning av dina uppgifter för att se om:
- Vi kan erbjuda dig en bostad som passar dig och dina behov.
- Du lever upp till de krav som ställs i samband med förmedling av våra bostäder.
Under pågående hyresförhållande, behandlar vi dina uppgifter i syfte att:
- Administrera hyresförhållandet som vi har med dig. Till exempel för hyresavisering och för kontakt i samband med löpande förvaltning och underhåll av fastigheten.
- Tillhandahålla tjänster och service till dig, till exempel tjänsten Mina Sidor.
- Administrera utskick till dig. Till exempel nyhetsbrev om vad som händer i ditt bostadsområde, ditt kvarter, marknadsföring och nöjdkundundersökningar.
- Tillhandahålla jourtjänst så att du kan uppmärksamma oss på eventuella tvivelaktigheter och göra oros- eller störningsanmälan.
- Förbereda och genomföra uppsägning, till exempel om uppgifterna i en oros- eller störningsanmälan enligt vår bedömning kan ligga till grund för uppsägning.
Rättslig grund för behandling av dina personuppgifter
Vid ansökan om bostad eller byte av bostad
Vi behandlar din ansökan med stöd av en intresseavvägning, det vill säga vi har ett legitimt intresse av att få behandla uppgifterna för ändamålet att behandla din ansökan och detta intresse väger tyngre än den risk för din integritet som behandlingen innebär. Personuppgifterna kan även komma att användas i vår marknadsföring, marknadsundersökningar samt framtagande av statistik. Vårt intresse består dels i att kontakta tidigare hyresvärdar för referenser, dels i att du erbjuds en bostad som är lämplig utifrån din ekonomiska situation.
Även vid ansökan om byte av bostad, behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning.
Bestämmelserna om och förutsättningarna för själva bostadsbytet regleras i lag.
Under pågående hyresförhållande
Merparten av vår behandling sker för att vi ska kunna fullgöra vår del av hyresavtalet eller för att fullgöra våra rättsliga skyldigheter, till exempel enligt hyresrättsliga regler. Så är till exempel fallet vid hyresavisering, kontakt i hyresärenden eller vid underhåll av fastighet och vid hyresförhandlingar. Vi använder även ditt personnummer om det krävs för säker identifiering.
Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Viss behandling sker med stöd av en intresseavvägning, till exempel när vi skickar ut information, erbjudanden och nöjdkundundersökning till dig eller när vi tillhandahåller vår tjänst Mina Sidor.
När vi behandlar uppgifter i samband med en oros- eller störningsanmälan registrerar vi och behandlar dessa med stöd av en intresseavvägning. För det fall det skulle förekomma uppgift om brottsmisstanke, sker behandling för att kunna tillvarata våra rättsliga anspråk.
Om någon behandling skulle kräva ditt samtycke inhämtar vi det separat, till exempel om du vill att vi noterar uppgifter om din hälsa vid bostadsanpassning.
Personuppgifter som behandlas och lagringstid
Vid ansökan om bostad eller byte av bostad behandlar vi följande uppgifter:
- Namn, kontaktuppgifter som exempelvis e-postadress, telefonnummer och nuvarande adress, inklusive lägenhetsnummer.
- Kontaktuppgifter till personer i din ansökan som till exempel nära anhörig, god man/förvaltare och borgenär.
- Uppgifter från referenser i din ansökan eller från tidigare hyresvärd.
- Uppgifter om vilken anställning du har idag, vilken inkomst du har och vi inhämtar även en kreditupplysning.
- Personnummer.
Under pågående hyresförhållande behandlar vi följande uppgifter:
Namn, kontaktuppgifter som exempelvis e-post, telefonnummer och nuvarande adress inklusive lägenhetsnummer och kontraktsnummer.
- Kontaktuppgifter till kontaktpersoner du meddelat oss som till exempel nära anhörig, god man/förvaltare och borgenär.
- Uppgifter i samband med hyresavisering som till exempel OCR-nummer och hyresbelopp.
- Personnummer.
- Uppgifter vi tar emot i samband med störnings- eller orosanmälningar som till exempel uppgift om misskötsamhet.
För att värna om din integritet och säkerställa att dessa typer uppgifter inte innehåller kränkande eller värderande omdömen har vi tydliga rutiner som beskriver hur ärenden/anmälningar får registreras.
Majoriteten av uppgifterna ovan bevaras under hela kontraktsförhållandet och fram till den tidpunkt då samtliga våra mellanhavanden med anledning av hyresförhållandet är slutligt reglerade. Uppgifter som registreras i samband med störnings- och orosanmälningar sparas aldrig längre än två år och raderas således löpande under hyresförhållandet.
Om hyresförhållandet upphör med anledning av misskötsamhet i boendet kommer vi att spara följande uppgifter i två efter det att hyresförhållandet upphört: namn, personnummer, hyresobjekt, avflyttningstidpunkt samt kort kommentar om avflyttningsorsak.
Utlämnande av personuppgifter
Gamla Byn AB är restriktiva med att lämna ut dina personuppgifter men ibland är det nödvändigt för att vi ska kunna administrera hyresförhållandet som vi har med dig.
Vi lämnar ut dina kontaktuppgifter i samband med att reparation och underhåll ska ske i din fastighet. Även andra bolag och organisationer får ta del av dina personuppgifter i samband med tillhandahållande av tjänster till oss, till exempel vid administration eller support av våra IT-system. Genom avtal med dessa parter säkerställer vi att en hög skyddsnivå för dina personuppgifter upprätthålls. Om en tredje part befinner sig utanför EU/EES, kommer vi vidta särskilda skyddsåtgärder för att uppnå adekvat skyddsnivå i enlighet med EU-krav. Mer information, se EU kommissionens webbplats.
Vi kan även komma att lämna ut personuppgifter till myndigheter som till exempel polisen, Skatteverket eller annan myndighet vid utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut. Inte heller om de ska tillgodose andra viktiga rättigheter som till exempel rätten till yttrande- och informationsfrihet. Om vi inte kan radera personuppgifterna på grund av lagstadgat krav på lagring, blockerar vi data som vi är skyldiga att spara, för att de inte ska kunna användas till andra syften än att uppfylla sådana legala skyldigheter.
Allmänna handlingar
Eftersom Gamla Byn AB lyder under offentlighetsprincipen sparas registrerade personuppgifter hos bolaget i enlighet med de gallringsbeslut som gäller för bolaget och som finns i bolagets dokumenthanteringsplan. Gallringsbesluten innehåller information om när bolaget får gallra (ta bort) allmänna handlingar som bland annat innehåller dina personuppgifter. Dina personuppgifter sparas endast så länge som det är nödvändigt med anledning av våra åtaganden gentemot dig, gallringsbesluten och gällande lagstiftning.
Dina rättigheter
När vi behandlar dina personuppgifter har du under vissa förutsättningar särskilda rättigheter. Dessa är:
- Rätt till tillgång (registerutdrag), det vill säga en rätt att få bekräftelse på och information om vår behandling av dina personuppgifter.
- Rätt till rättelse, det vill säga en rätt att få felaktiga uppgifter rättade.
- Rätt till radering, det vill säga en rätt att få dina uppgifter borttagna.
- Rätt till begränsad behandling, det vill säga en rätt att kräva att vår behandling begränsas, till exempel om du anser att dina uppgifter inte är korrekta.
- Rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter.
Rätt att inge klagomål till myndighet om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter enligt lag. Du kan begära en kopia av de uppgifter du skulle vilja veta och verifiera den informationen vi har om dig. Kopian är avgiftsfri att begära. Undantag finns, om en begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, särskilt på grund av dess repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen:
- Ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller
- Vägra att tillmötesgå begäran.
Din begäran ska innehålla sådana uppgifter om dig, som till exempel namn och personnummer, att vi kan säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. Du kan därför behöva legitimera dig för att verifiera din identitet.
Elektroniska nyckelsystem
När du använder elektroniska nyckelsystem eller passagesystem för att komma in i våra bostäder, entréer, lokaler hanterar vi dessa för att fullgöra vårt avtal mot dig som hyresgäst. Bokningsloggor och inpasseringsloggar behöver under en tid (maximalt 6 månader) sparas då de ligger till grund för fakturering av larm. Vi ska som hyresvärd motta faktura av vår leverantör och sedan vidarefakturera. Det måste finnas möjlighet för hyresgäst att bestrida fakturan och då måste det finnas tillgång till loggar. Vi kan komma att lämna ut de uppgifterna till Polisen vid en eventuell brottsutredning. Vi hanterar dina personuppgifter i dessa system så länge du är hyresgäst hos oss.
Dataskyddsombud
I frågor som gäller behandlingen av dina personuppgifter och utövandet av dina rättigheter gentemot den personuppgiftsansvarige, har du möjlighet att kontakta bolagets dataskyddsombud.
Dataskyddsombud för Gamla Byn AB är Laura Gashi, JP Infonet. Kontakt via E-post: dso.avesta@jpinfonet.se